Faccio eventi da quando avevo sedici anni. Li ho vissuti da ogni angolazione possibile e immaginabile. Ho iniziato strappando i biglietti a teatro al Festival dei Due Mondi di Spoleto, per poi passare agli allestimenti per concerti e spettacoli di artisti famosi, nelle calde estati della mia adolescenza, girando l’Italia, dormendo poco o niente, accumulando amicizie ed esperienze. Ho visto nascere Vini nel Mondo, vissuto Cantine Aperte lavorando per un’importante Cantina umbra, e altro ancora.
I giorni passati sotto il sole cocente – a suon di sorrisi, lividi e sigarette – con gli occhi pronti a rubare quanto più possibile, sono tornati molto utili nella mia vita da social media strategist.
Già, perché per raccontare un evento devi prima capirlo, sudarlo, sentirlo un po’ tuo.
Il live posting di un evento inizia giorni e giorni prima, settimane addirittura; alla faccia di quelli da cui ti sarai certamente sentito dire: “Massì, che ci vuole, vieni giù e fai un paio di post, UN’ORETTA E TE NE VAI.”
Recentemente ho gestito e coordinato l’attività social di due importanti eventi del settore food: I Primi d’Italia a fine Settembre e Cibiamoci Festival pochi giorni fa (Di Cibiamoci ho seguito solo il live, con I Primi siamo partiti a Giugno con tutta l’attività social). Prendo spunto da questi ultimi avvenimenti, vissuti in prima linea, per spiegare come fare il live posting di un evento in maniera efficace e coinvolgente.
La riunione
Spesso, soprattutto noi che lavoriamo nel web, tendiamo a colloquiare massivamente via mail, messenger, skype, whatsapp, e chi più ne ha più ne metta. Una grande squadra si costruisce sul campo, perciò è necessario un momento per conoscersi, fare gruppo, confrontarsi, capire peculiarità e abilità di ciascun appartenente al social media team. Organizza una riunione, nei giorni precedenti l’evento, esclusivamente dedicata a chi si occuperà di raccontare il live. ATTENZIONE: è di fondamentale importante che il social media team partecipi anche alla riunione generale con tutto lo staff dell’evento. Infatti, è necessario che il team possa muoversi liberamente, facendo però attenzione al lavoro di tutti, capire dove e quando può accedere, chi è il responsabile di cosa, cosa può e cosa non può fare.
La location
Evento all’aperto o evento al chiuso? Evento diffuso in più punti della città o concentrato in un’area ben precisa? Da queste variabili dipende l’organizzazione logistica del team. In alcune tipologie di eventi può capitare che si svolgano in contemporanea attività di pari importanza, ma dislocate fisicamente a considerevole distanza. Analizza attentamente la “geografica” dell’evento e disloca i membri del team in posizioni strategiche, così da garantire copertura a tutte le attività, senza costringere i tuoi ragazzi a macinare chilometri e chilometri. Altra conseguenza della natura dell’evento, è “l’equipaggiamento” del team. Serve un cavalletto? Sarò in una posizione comoda? Il caricabatterie da muro o quello portatile? Pioverà? Tutte variabili da tenere in considerazione.
Il Team
Può capitare che tu abbia bisogno di forze fresche e numericamente superiori per affrontare al meglio il live posting dell’evento. Ecco che possono arrivare a darti man forte giovani volontari o professionisti navigati, in generale colleghi e amici di altre agenzie. Bisogna conoscere alla perfezione le prerogative di ognuno, quali sono i social in cui sono posizionati meglio, chi sa scrivere fluentemente in inglese e chi no, chi è più bravo con le foto e chi con il copy, ecc. Offri ad ognuno di loro pari visibilità e compiti di pari valore, perché se è vero che qualcuno può essere più bravo di un altro, una squadra vince e perde sempre insieme.
I Social
Quali e quanti canali sono presidiati con l’Account Ufficiale dell’evento? Su quali e quanti vogliamo puntare di più? Queste informazioni sono basilare per comprendere quanto contenuto produrre e di che genere. Servono a capire se dovremo realizzare delle video interviste, se sarà opportuno scattare molte foto o poche e di qualità superiore e così via. La scelta delle piattaforme è importante anche per capire quale tone of voice utilizzeremo.
I Protagonisti
Bisogna studiare i relatori, gli ospiti, capire di cosa si occupano nel dettaglio e annotarsi i loro account social, così da coinvolgerli costantemente nelle conversazioni. L’obiettivo: i Trending Topics.
Il Pubblico
Se è vero che il live posting di un evento serve per raccontare quanto accade a coloro che sono altrove, ricordiamoci sempre di chi è presente fisicamente. Coinvolgiamo il pubblico, scherziamo con le persone, sorridiamo, parliamo.
L’imprevisto
Come ogni evento che si rispetti, qualcosa visto e rivisto nel minimo dettaglio in sede di riunione, puntualmente andrà in maniera diversa. E allora? E allora tira fuori quello che hai. Del resto, citando Amici Miei: “Che cos’è il Genio? E’ fantasia, intuizione, velocità d’esecuzione”.
BUON LIVE A TUTTI!
